ในเบื้องต้น ครอบครัวที่จะเป็นครอบครัวอุปถัมภ์นั้นควรเป็นบุคคลที่มีความสนใจในการแลกเปลี่ยนวัฒนธรรมด้วยจิตใจของความเป็นอาสาสมัคร ด้วยความยินดีตอบรับนักเรียนแลกเปลี่ยนชาวต่างชาติเข้าสู่การดูแลอุปถัมภ์ของตน ครอบครัวอุปถัมภ์เป็นบุคคลที่มีความพร้อมทั้งในด้านร่างกาย จิตใจ และความมั่นคงทางเศรษฐกิจ ความรับผิดชอบหลักของการเป็นครอบครัวอุปถัมภ์คือการให้การดูแลสวัสดิภาพของนักเรียนในความอนุเคราะห์ ทั้งในด้านที่พัก ความปลอดภัย โภชนาการ รวมถึงสวัสดิการขั้นมูลฐานอื่นๆตามความเหมาะสม

นอกจากนั้น ครอบครัวอุปถัมภ์ต้องเป็นบุคคลที่ผ่านการรับสมัคร สัมภาษณ์ การตรวจสถานที่ การอ้างอิงจากเพื่อนบ้านและการยอมรับจากโรงเรียนในพื้นที่ ซึ่งการดำเนินการต่างๆ เหล่านี้จะต้องเป็นไปตามมาตรฐานอย่างถูกต้องตามระเบียบจากภาครัฐของประเทศนั้นๆ และในบางประเทศอย่างเช่นประเทศสหรัฐอเมริกา บุคคลซึ่งจะเป็นครอบครัวอุปถัมภ์นั้นจะต้องเป็นบุคคลที่ผ่านกระบวนการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมมาด้วยเช่นกัน

จากการที่ครอบครัวอุปถัมภ์ของโครงการจะต้องเป็นบุคคลอาสาสมัครที่ไม่ได้รับค่าตอบแทนใดๆทั้งสิ้นจากการตอบรับนักเรียนแลกเปลี่ยน ดั้งนั้น ทั้งนักเรียนแลกเปลี่ยนและผู้ปกครองควรให้ความรัก เคารพ นับถือครอบครัวอุปถัมภ์ของตนเองอย่างยิ่ง เพราะอาจกล่าวได้ว่า ตามบรรทัดฐานของของโครงการนักเรียนแลกเปลี่ยน ครอบครัวอุปถัมภ์อาสาสมัครถือเป็นบุคคลที่มีความสำคัญที่สุดของโครงการนักเรียนแลกเปลี่ยนเลยทีเดียว
สำหรับคุณสมบัติหลักของบุคคลที่จะสามารถเป็นครอบครัวอุปถัมภ์ให้กับโครงการนักเรียนแลกเปลี่ยนได้จะมีดังนี้

• บุคคลธรรมดาอายุระหว่าง 22 – 70 ปี
• ถือสัญชาติในประเทศที่นักเรียนเข้าร่วมโครงการอย่างถูกต้อง
• ครอบครองที่พักอาศัยที่ถูกสุขลักษณะ
• มีสถานภาพทางเศรษฐกิจที่มั่นคง
• สุขภาพดี แข็งแรง ไม่มีโรคเรื้อรังหรือโรคติดต่อร้ายแรง
• มีความยินดีที่จะตอบรับนักเรียนแลกเปลี่ยนเข้ามาเป็นสมาชิกใหม่ในความดูแลตนเองด้วยความเป็นอาสาสมัคร
• มีความเข้าใจในหลักเกณฑ์และการดำเนินการของโครงการ และได้รับการประสานงานกับผู้ประสานงานในโครงการอย่างถูกต้อง
• มีความยินดีในการเรียนรู้ความท้าทายในการตอบรับนักเรียนแลกเปลี่ยนเข้าสู่ความดูแลของตน สนใจในการเรียนรู้วัฒนธรรมต่างชาติ

จะเห็นได้ว่าบุคคลที่จะเป็นครอบครัวอุปถัมภ์ได้นั้นต้องเป็นบุคคลที่มีความพร้อมทั้งในด้านองค์ประกอบจากภายนอก หรือ สภาพร่างกาย และที่พัก และองค์ประกอบภายใน คือจิตใจของความเป็นอาสาสมัครและความพร้อมในการรับกับความท้าทายในการตอบรับนักเรียนเข้าสู่ความดูแลของตน ดังนั้นจึงถือได้ว่าครอบครัวอุปถัมภ์ถือเป็นบุคคลพิเศษสำหรับการดำเนินการโครงการนักเรียนแลกเปลี่ยนอย่างแท้จริง

การเรียนและโรงเรียน

ตามแนวทางของโครงการ นักเรียนแลกเปลี่ยนจะต้องลงทะเบียนเรียนและเข้าเรียนตามระเบียบการเรียนการสอนของโรงเรียนที่ตอบรับนักเรียน โดยนักเรียนสามารถคัดเลือกวิชาเรียนที่ตนเองสนใจหรือให้เป็นไปตามหลักสูตรของโรงเรียนที่ไทย หรือตามที่โรงเรียนต่างประเทศนำเสนอให้ได้ นอกจากนั้นนักเรียนย่อมจะต้องผ่านการประเมินทั้งในด้านวิชาการและความประพฤตจากโรงเรียนระหว่างที่นักเรียนเข้าร่วมโครงการด้วยเช่นกัน

ตัวอย่างเช่น ถ้านักเรียนแลกเปลี่ยนเรียนอยู่สายวิทยาศาสตร์/คณิตศาสตร์ที่ไทย นักเรียนก็ควรจะเลือกลงทะเบียนเรียนวิชาที่สอดคล้องกับสายวิชาที่เรียนอยู่ที่ไทย เช่นวิชาวิทยาศาสตร์ ฟิสิกส์ เคมี ชีววิทยา คณิตศาสตร์ ภาษาอังกฤษ ประวัติศาสตร์ และพลศึกษา เป็นต้น อย่างไรก็ดี อาจมีบางกรณีที่ว่าบางโรงเรียนในบางพื้นที่อาจมิได้มีวิชาที่เปิดสอนเพื่อให้นักเรียนแลกเปลี่ยนได้ลงทะเบียนเรียนตามที่นักเรียนต้องการตามหลักสูตรของนักเรียน ดังนั้นนักเรียนสามารถที่จะเลือกลงทะเบียนเรียนในวิชาอื่นใกล้เคียงตามที่โรงเรียนนั้นๆ นำเสนอตามความเหมาะสม

โรงเรียนส่วนใหญ่ของโครงการนักเรียนแลกเปลี่ยนเกือบทั้งหมดเป็นโรงเรียนรัฐบาลที่มีความยินดีตอบรับนักเรียนแลกเปลี่ยนเข้าสู่ความรับผิดชอบของโรงเรียนนั้นๆ แต่อาจมีในบางกรณีที่นักเรียนอาจจะได้รับการตอบรับจากโรงเรียนเอกชนตามคำร้องขอจากโครงการ หรือจากคำร้องจากครอบครัวอุปถัมภ์ด้วยเช่นกัน หรือหากในพื้นที่นั้นไม่มีโรงเรียนรัฐบาล หรืออาจเป็นจากคำพิจารณาตอบรับจากโรงเรียนเอกชนแห่งนั้นเอง หรือด้วยเหตุผลในความสะดวกอื่นๆแล้วแต่กรณี หากว่าการตอบรับในลักษณะนี้ได้ถูกนำเสนอมาจากโครงการที่ต่างประเทศมายัง SEA ทางฝ่ายผู้ปกครองของนักเรียนมีสิทธิพิจารณาตอบรับหรือปฏิเสธที่จะเข้าเรียนในโรงเรียนเอกชนตามที่ทางโครงการนำเสนอมาได้ด้วยเหตุผลตามสมควร เนื่องจากว่าการตอบรับจากโรงเรียนเอกชนย่อมส่งผลถึงการที่ผู้ปกครองจะต้องให้การสนับสนุนทางการเงินให้กับโรงเรียนโดยตรงเพิ่มเติมขึ้นมาจากค่าโครงการนักเรียนแลกเปลี่ยนตามปรกติตามที่โครงการกำหนดไว้ด้วย

ตามระเบียบโครงการนักเรียนแลกเปลี่ยน นักเรียนจะต้องลงทะเบียนเข้าเรียนกับโรงเรียนอย่างถูกต้อง และเข้าเรียนตามกำหนดการเรียนของแต่ละวิชาอย่างถูกต้องสม่ำเสมอ นอกจากนั้น นักเรียนจะต้องได้รับคะแนนผลการเรียนในระดับดีด้วยเช่นกัน ซึ่งตามหลักเกณฑ์ของโครงการได้กำหนดไว้ว่านักเรียนจะต้องได้รับผลการเรียนในระดับสูงกว่าเกรด C ขึ้นไปเท่านั้น

ในกรณีที่นักเรียนรายใดได้รับผลการเรียนที่ต่ำกว่าเกณฑ์ (ได้คะแนนต่ำกว่า C) โรงเรียนอาจจะพิจารณานำเสนอทางเลือกให้นักเรียนได้รับการเรียนการสอนแบบพิเศษหรือที่เรียกว่า ติวเตอร์ (Tutor) โดยที่นักเรียนจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับการเรียนการสอนแบบเสริมนี้ด้วยตนเอง

ผู้ประสานงานในพื้นที่ Area Representative/Area Coordinator

ผู้ประสานงานในพื้นที่เป็นเจ้าหน้าที่ของโครงการกึ่งอาสาสมัคร ซึ่งถือเป็นเครือข่ายที่สำคัญในการดำเนินการโครงการนักเรียนแลกเปลี่ยน ความรับผิดชอบหลักของผู้ประสานงานในพื้นที่คือการเป็นตัวแทนโครงการในฐานะผู้ประชาสัมพันธ์โครงการในพื้นที่ รับสมัครและตรวจสอบคุณสมบัติครอบครัวอุปถัมภ์ ประสานงานจัดการตอบรับนักเรียนจากครอบครัวอุปถัมภ์ในพื้นที่ของตน พัฒนาเครือข่ายของโครงการ ให้การดูแลประสานงานทั้งนักเรียนแลกเปลี่ยนและครอบครัวอุปถัมภ์ และเป็นผู้ประสานงานระหว่างพื้นที่กับสำนักงานเขตหรือสำนักงานใหญ่ขององค์กรต่างประเทศ ดังนั้น ถือได้ว่าโครงการนักเรียนแลกเปลี่ยนจะไม่สามารถดำเนินไปได้เลย ถ้าขาดการพัฒนาเครือข่ายของผู้ประสานงานในพื้นที่ซึ่งตามแนวทางสากลของการดำเนินการโครงการนักเรียนแลกเปลี่ยนย่อมถือว่าผู้ประสานงานในพื้นที่เป็นผู้รับผิดชอบนักเรียนแต่ละคนร่วมกับครอบครัวอุปถัมภ์ในความดูแลของตนตลอดระยะเวลาโครงการ